« Un de mes salariés ne veut pas de la mutuelle, je fais quoi ? »
Pour faire simple : il n’a pas le droit de refuser, sauf dans une liste de cas précis. Et même dans ces cas-là, il ne peut refuser que si ton acte de mise en place l’a prévu.
C’est ce dernier point que presque personne ne connaît, et c’est celui qui te coûte de l’argent.
Est-ce que mon salarié peut dire non ?
Par défaut, non. Un régime collectif obligatoire s’impose au salarié comme il s’impose à toi. C’est justement ce caractère obligatoire qui te donne droit à l’exonération de charges sur ta part employeur.
Les seules sorties possibles sont les dispenses d’affiliation, et elles ont trois conditions cumulatives :
- le salarié est dans un des cas prévus par la réglementation,
- ton acte de mise en place (DUE, accord d’entreprise ou accord de branche) prévoit cette dispense,
- il te la demande par écrit, avec son justificatif.
Si ta DUE ne dit rien des dispenses, ton salarié ne peut pas se dispenser. Même s’il est déjà couvert ailleurs. Le refus est alors non conforme, avec le risque que le régime perde son caractère obligatoire.
C’est pour ça que je relis toujours l’acte avant le contrat.
Quels sont les cas de dispense ?
Les principaux, ceux que tu vas rencontrer :
- le salarié est déjà couvert par un contrat collectif obligatoire ailleurs : son autre employeur, ou celui de son conjoint en tant qu’ayant droit obligatoire. C’est le cas le plus fréquent.
- il bénéficie de la Complémentaire santé solidaire (CSS), jusqu’à la fin de son droit.
- il est en CDD ou en contrat de mission court, avec des règles qui diffèrent selon que la couverture dure plus ou moins de 3 mois.
- sa cotisation dépasserait 10 % de sa rémunération brute (temps très partiel, apprentis).
- il avait déjà un contrat individuel au moment de la mise en place du régime, et là la dispense ne court que jusqu’à l’échéance de son contrat perso.
- il était déjà dans l’entreprise quand la mutuelle a été mise en place par DUE et il en supporte une partie du coût, cas historique qui existe toujours.
Deux dispenses sont dites « de droit », donc valables même si ton acte ne les prévoit pas : la CSS et la couverture par un autre régime collectif obligatoire. Toutes les autres doivent figurer dans l’acte. Dans le doute, on écrit toutes les dispenses dans la DUE, ça ne coûte rien et ça évite le litige.
Ce qu’il faut absolument garder
La demande écrite du salarié et son justificatif. Chaque année.
Un salarié couvert par la mutuelle de son conjoint aujourd’hui ne l’est plus après un divorce ou un changement d’emploi, et si tu ne l’as pas vu, il n’est plus couvert par personne. Le jour où il a une hospitalisation, la conversation est désagréable pour tout le monde.
En pratique : une demande de renouvellement du justificatif une fois par an, en même temps que l’appel de cotisation. C’est 10 minutes et ça règle le sujet.
Le piège du refus verbal
Un salarié qui te dit « laisse tomber, j’en veux pas » et que tu sors du contrat sans écrit, c’est le pire scénario.
Tu perds deux fois :
- l’URSSAF peut considérer que ton régime n’est plus vraiment obligatoire, et remettre en cause l’exonération sur ta part employeur, pour tous les salariés et sur plusieurs années,
- et le salarié peut se retourner contre toi en disant qu’il n’a jamais été informé correctement.
Rien de tout ça n’arrive souvent. Mais quand ça arrive, ça se compte en milliers d’euros, pas en cotisations mensuelles.
Et si je dois lui verser quelque chose à la place ?
Dans certains cas de contrats courts ou de temps très partiel, tu peux remplacer l’affiliation par le versement santé : une somme que tu verses au salarié pour l’aider à payer son contrat individuel, calculée à partir d’un montant de référence fixé chaque année.
Ce n’est pas une prime déguisée et ce n’est pas au choix du salarié : les conditions sont encadrées. Si tu as beaucoup de contrats courts, ça vaut le coup de regarder, parce que c’est souvent moins cher et plus simple que d’affilier quelqu’un pour 6 semaines.
Quand il n’y a rien à changer chez toi
- Ta DUE liste déjà toutes les dispenses, tu as les demandes écrites et tu les renouvelles chaque année. Là tu es propre, il n’y a rien à faire.
- Tu n’as que des CDI à temps plein et personne ne demande de dispense. Le sujet ne se pose pas.
Dans les deux cas, tant mieux. Ça n’empêche pas de vérifier ce que tu paies, mais c’est un autre sujet.
Les questions qu’on me pose souvent
Mes salariés peuvent-ils refuser un changement d’assureur ?
Non. Sur un contrat collectif obligatoire, c’est l’entreprise qui souscrit et qui décide. Par contre tu dois les informer, et consulter le CSE s’il en existe un.
Un salarié dispensé peut-il changer d’avis ?
Oui. Il peut demander à rejoindre le régime, et il faut l’accepter. C’est un aller sans retour dans l’année en cours, mais il reprend sa place.
Est-ce que je peux refuser une dispense demandée par écrit avec justificatif valable ?
Non, si le cas est prévu par la réglementation et par ton acte. Tu appliques.
Un conjoint couvert par mon salarié peut-il refuser, lui ?
Si tu as rendu l’extension famille obligatoire, non. Si elle est facultative, la question ne se pose pas.
Combien de temps je garde les justificatifs ?
Le temps que dure le contrôle possible, donc plusieurs années. Un dossier par salarié dans un dossier partagé suffit, pas besoin d’outil.
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Quilliec Courtage, ORIAS n°25006976.